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                                      動輒預算數十萬,公益組織如何數字化?

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                                      gongyi020工作人員 發表于 2023-10-25 18:04:03 | 只看該作者 |只看大圖 |閱讀模式 打印 上一主題 下一主題

                                      編者按


                                      “你我伙伴性教育課程”(簡稱“你我伙伴”)是好公益平臺上的一款優質公益產品。近年來,你我伙伴的年服務規模實現了數十倍增長,而對團隊負責人張耀華來說,規;⒉皇且货矶偷,這中間經歷了無數反思和再出發。張耀華計劃在你我伙伴的規;瘜嵺`基礎上撰寫系列文章,分享經驗,提出問題,與行業伙伴交流和共勉。

                                      上一篇文章公益產品標準化必須舍棄“美”嗎?以性教育產品研發為例描述了你我伙伴開發標準化課程產品的過程,隨后,他們開始了數字化的建設,本文張耀華分享了你我伙伴的數字化建設之路。


                                      項目運營的數字化需求

                                      在你我伙伴的項目場景中,教師是用戶,我們需要向教師提供課程資源,并通過教師的授課反饋和記錄監測課程產品的規;M展。

                                      在這個項目場景中,我們的數字化需求可以概括為“既要、又要、還要、且要”。

                                      • 既要:讓教師比較容易獲取課程資源,跟上課程版本的快速迭代,始終使用最新版本的課程。

                                      • 又要:保護課程的知識產權,使課程設計不會被輕易修改。

                                      • 還要:幫助教師在使用過程中主動、及時做好授課反饋和記錄。

                                      • 且要:上述這些功能最好能集成在一起,避免跨平臺操作。

                                      數字化建設的預算規模往往在數十萬左右,這類預算并不直接作用于受益人,所以并不容易獲得資助方的資助。我們決定首先從市場中的現有產品來選擇或將不同的產品搭配使用,希望能滿足上述需求,但發現真的沒有合適的產品。

                                      例如,如果使用加密U盤(當時是2015年左右),雖然比較好地保護了知識產權,但是不僅成本比較高,而且當課程內容有更新時很難及時同步到每一位教師。如果通過網盤鏈接,雖然成本不高,獲取也相對方便,但課程有更新時只能靠教師自己主動更新,很容易導致教師使用的課程文件版本不是最新的,而且需要提供課程源文件(即教案和課件PPT、動畫視頻等),很難做好知識產權保護,課程被抄襲甚至是斷章取義地修改的可能性非常大,會對課程的口碑和質量產生不良的影響。

                                      另外,在當時的技術手段下,如果不是定制化開發,很難在同一個工具內既提供課程文件,又收集授課反饋數據。對于許多數字素養能力并不高的教師來說,要跨多個平臺操作,弄懂這些平臺的使用很麻煩,課程投放、收集數據、監測統計亟需流程化和自動化的工具來集中管理。

                                      在明確項目運營的核心需求、用戶及其使用場景后,我們決定本著先主后次、先開發核心需求再錦上添花的順序,逐步開發一個專門的網站(教學系統)。于是,我們開始了項目運營的數字化進階之路,并經歷了1.0到3.0三個版本的迭代變化。

                                      想象的數字化和真實使用之間的差異

                                      我們姑且把1.0版本稱之為“將就能用版”。在這個版本中,受限于當時的技術手段,我們提供了課程的源文件,并且以在網站上直接下載的方式呈現。任何人均可以注冊教師個人賬號,通過教師個人賬號分別在授課前后填寫授課計劃和授課反饋;注冊和登錄、課程文件獲取、授課計劃和反饋的填寫都可以在網站中一站式完成,并通過個人賬號形成屬于自己的軌跡。

                                      在隨后推廣的過程中,由于沒有解決課程文件知識產權保護的問題,出現了大量教師修改課件內容、自行調整課程設計的現象,嚴重影響課程質量,甚至出現了掐頭去尾,篡改課程動畫視頻和在網絡上出售課程動畫視頻的現象。

                                      填寫授課計劃和反饋的部分也備受詬病,人人都可以注冊賬號,課程提供源文件,課程等同于是完全開源的,對使用者沒有任何約束力,因此“填寫授課計劃和反饋”成為一個并沒有發揮作用的功能,并且由于授課前要先填寫授課計劃,授課后再填寫授課反饋,本意是想監測和跟蹤教師的授課進度,但由于計劃常常發生變化,重復填寫和前后驗證反倒成為了教師的負擔。

                                      我們意識到,即使是定制化開發,實際使用也和想象有許多差異,還要不時修修補補,數字化建設并不是一次性的投入,而是長期投入。除了不斷迭代功能、修補bug帶來的技術開發和維護費用外,每年根據使用量還會產生域名、服務器、云存儲等信息費用,一旦開始,到后期項目對系統越來越依賴、用戶也形成了習慣的時候,就很難停下來。

                                      同時,數字化應該緊密圍繞項目目標,為項目目標的實現服務,匹配項目的運營流程。例如,項目希望在實施監測中收集什么數據,顆粒度細到什么程度,需要更謹慎的考慮,項目運營的情況會在數字化開發的流程和用戶的體驗上得到即時的反饋。

                                      從數字化實踐看項目運營流程的改進

                                      2.0版本有了很大的改進。我們找到了把課程PPT文件打包和加密制作的方法,在網站上直接播放課程PPT,教師只需要訪問網站并打開課件就可以直接授課,無需再下載課件,而且每次打開就是更新到最新版的課程內容;下載后的課件文件也是加密保護的,知識產權的問題得到了很好的解決。

                                      在“填寫授課記錄”功能上的改進大大激勵了教師填寫授課反饋的主動性。我們去掉了填寫授課計劃的環節,增加了多個功能設置來“激活”教師,促進教師在授課后主動、及時填寫授課記錄。增加的功能包括在系統首頁顯示全國范圍內每一位教師的授課數據,以瀑布流的形式顯示教師授課記錄的實時動態;設置積分規則,填寫授課記錄可以獲取積分,積分可以兌換禮物,下載課件也需要使用積分;即時存儲教師填寫過的數據,下一次填寫時可直接調用,免去一些內容重復填寫的負擔。這些數字化的手段不僅從項目管理角度提升了數據的準確性,更提升了教師對志愿服務成果的可視化、群體認同和激勵性。

                                      但是,這一版本的網站在使用中反映出多處項目運營流程上的問題。

                                      例如,這一版本仍然開放了賬號的注冊,任何人都可以注冊賬號和取得課件,這與落地伙伴的合作機制出現了比較大的沖突——不論是否要跟你我伙伴通過復雜流程建立合作關系,都可以獲得核心課程技術,同時獲取門檻太低,造成了大量的“僵尸賬號”,使我們對規;倪M度做出了錯誤的判斷。

                                      另一個例子是授課記錄中的時間的填寫需要具體到秒,這對于數據分析并沒有太多作用,而且必填選項過多,導致教師的工作負擔過重。另外,教師填寫的“授課地點(學校)”字段數據并沒有在全網站數據中去重,例如同樣是XX市第三實驗小學,有人寫作“XX市三小”,有人寫作“XX三實小”,出現了大量的重復數據,在數據的統計上存在很大的誤差。

                                      另外,你我伙伴的合作伙伴數量迅速增加到三位數,教師用戶數量多達數千名,快速增長的需求和我們的團隊較小的人員規模是不匹配的。當時并沒有在網站中建立“你我伙伴—落地伙伴—教師”的三級管理關系,教師的授課數據都是個體的、分散的,需要人工識別、拆分、整理、統計和分析,這占用了你我伙伴團隊人員的大量工作時間,也不利于建立落地伙伴對教師的管理和實時跟蹤關系。

                                      促進數字化為實現項目目標服務

                                      3.0版本著重在數據統計和授權機制上進行了迭代。

                                      在數據統計方面,一是精簡了數據收集時的字段,只收集最需要的核心數據;二是對授課地點等數據全面去重,避免重復數據;三是增加了對時間、地點等若干項統計分析模塊;四是對接騰訊公益小紅花功能的接口。

                                      在授權機制方面,數字化系統和這一時期你我伙伴的合作推廣機制匹配對應起來。一是將完全開放注冊制改為注冊后審核授權制;二是建立了“你我伙伴—落地伙伴—教師”的三級對應管理關系,所有有意愿合作的組織都需要先成為你我伙伴授權的落地合作伙伴后,才會被分配1個機構管理賬號和若干個教師賬號權限;三是建立了差異化的課程內容授權機制,簡單來說就是你我伙伴可以根據合作的需求,使用不同的課程素材組合成課程包,再將其授權給限定的機構和教師使用,理論上可以使每個機構和教師都看到不同的課程內容。

                                      在授權機制上從零門檻到審核授權的變化,一定程度上提升了你我伙伴課程的價值,也刺激了落地合作伙伴的積極性,使他們有了管理的主動權,將你我伙伴的工作人員從直接面對一線教師的管理工作中解放出來。

                                      3.0版本的系統,基本回應和滿足了當初“既要、又要、且要、還要”的需求,你我伙伴通過課程系統,不僅為200多家落地伙伴和上萬名教師用戶提供課程資源,也收集授課反饋記錄,減少落地伙伴重復統計的文書工作,團隊人員規模也沒有進一步擴大,許多人工流程得到了釋放,這或許就是數字化建設最核心的價值。

                                      數字化之路總結

                                      首先,盡管公益組織的伙伴不是網絡技術的專家,但我們絕對是最懂公益項目和受益對象的人,做數字化建設和開發應該以項目團隊為主體,在供應商的幫助下更好地梳理出符合實際需要的需求文檔,避免當“甩手掌柜”——只提供預算和空泛的要求,而不緊密的參與開發過程和積極的提供反饋。在開發過程中也應該積極主動地尋求受益人或用戶的體驗反饋,并根據反饋修改。

                                      其次,我們認為不容忽視的是供應商關系到數字化建設的成果呈現,選擇一個合適的供應商非常重要。考慮到公益組織的預算和使用量級等因素,選擇一個中小型信息技術供應商,一方面有利于控制預算,另一方面在開發和維護過程中的響應速度也會更快一些,在此基礎上要建立長期穩定的合作關系,避免頻繁地更換供應商,以免頻繁交接導致后續供應商對開發迭代的過程不熟悉、交接有漏洞等產生一系列問題。

                                      另外,數字化不僅是一個軟件、工具或開發一個網站,數字化開發必須要為實現項目目標服務。對于公益服務來說就必須考慮用戶所處地域的設備和網絡覆蓋情況、用戶的數字素養能力、使用數字化工具給用戶增加的成本負擔等情況。由于許多公益項目覆蓋的仍然較多是經濟欠發達地區,因此在使用一些較新的技術或強制升級時也要更加謹慎,向下兼容的門檻要低一些。

                                      數字化使團隊協作更高效

                                      在課程推廣復制的過程中,團隊協作也面臨許多挑戰,隨著課程的落地復制點增多,團隊規模變大,大量的差旅工作和多地工作,內部的協作和溝通成本在增加,行政工作也迅速增多。在團隊協作方面,運用數字工具可以有效提升協作效率。你我伙伴嘗試過市場上的許多優質工具,在此給大家做一個分類推薦(沒收他們廣告費)

                                      • 文檔協作,實現團隊實時協同編輯工作文件、共享數據和項目進展、收集文檔內容反饋意見,共享會議討論記錄等需求,可以使用石墨文檔、騰訊文檔、飛書文檔等。

                                      • 團隊檔案庫和知識庫,實現團隊工作檔案、公用文件、資料庫的實時同步、存檔,可以省去U盤拷貝和上傳下載的麻煩,使團隊所有人的電腦設備文件保持一致,推薦使用堅果云、騰訊云企業網盤、百度網盤。

                                      • OA,實現行政和財務電子化審批功能,可以遠程審批、簽名審批,可以使用企業微信和釘釘,公益組織預算和財務管理尤其推薦使用恩友云預算系統。

                                      • 內外部溝通和同,可以實現團隊和客戶聊天和通訊錄管理,在職和離職交接,統一的日程、郵件管理等等,可以使用企業微信、釘釘和飛書。

                                      • 合同和文書電子化管理,實現合同文書電子審批、數字證書簽章。推薦使用騰訊電子簽,可以蓋騎縫章,設置不同的角色身份和權限,與微信有聯通,方便使用。

                                      • 騰訊技術公益推出的“數字工具箱”,為公益組織提供多種技術工具的付費版功能,可以利用不同工具的組合搭配來滿足自身的需求。

                                      盡管這篇文章是很個體視角的一段經驗,但我依然想說,公益組織應該積極擁抱數字化。我們的資金太有限了,人員太寶貴了,數字化不僅是一個工具,可以幫助我們提升效率,放大有限資源的價值,也是一種思維,幫助我們改善項目運營的流程,為實現解決社會問題的目標服務。



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                                      西安市光源助學公益慈善中心是專門為6~18歲兒童和青少年提供優質性教育服務的公益組織。
                                      “你我伙伴性教育課程”是西安市光源助學公益慈善中心和廣東省綠芽鄉村婦女發展基金會于2016年共同發起創立的性教育公益項目,是目前國內在性教育領域服務學校和學生規模最大、志愿者參與人數最多的公益項目之一。

                                      本文作者張耀華,為西安市光源助學公益慈善中心理事長、中心主任。




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